Cuando comienzen las medidas de flexibilización por el covid 19, los empresarios, Gerentes y dueños de comercios, deben estar preparados con su plan de contingencia y continuidad del negocio. Aunque existe preocupación por las nuevas condiciones de trabajo, instituciones como OSHA, la OIT e incluso el Minsal, han elaborado protocolos para que puedas instalar tu plan de continuidad operacional sin problemas.
Guía para aplicar un plan de continuidad de operaciones
Poner en marcha un plan de contingencia y continuidad del negocio requiere que tú y tus empleados entiendan la importancia de seguir los lineamientos sugeridos. Para que el plan de continuidad operacional tenga los efectos esperados, la empresa debe asumir la responsabilidad de cuidar sus recursos y, al mismo tiempo, proteger al público.
Como expertos en auditoría para planes de continuidad de negocio y gestión operativa, hemos resumido en 3, las recomendaciones nacionales e internacionales. Así, te será más sencillo adaptar tu plan de continuidad operacional a los objetivos empresariales. Entre los pasos más importantes que debes considerar, están:
1.-Implementación de medidas de prevención.
Un manual de continuidad del negocio empieza por tomar muy en serio la prevención, contención y difusión de este nuevo coronavirus. Así, las medidas sugeridas deben estar orientadas a:
- Difundir de manera periódica la información relacionada a las reglas de control y prevención.
- Fomentar la estadía en casa de los empleados si presentan síntomas o ya hayan sido diagnosticados para covid19.
- Asignar a un equipo de trabajadores para que se cumpla con el protocolo de sanidad, como la disposición de agua limpia, gel desinfectante o alcohol (60%), contenedores tapados, distanciamiento, lavado de manos, etc.
- Promover la formación del personal en cuanto a datos actualizados y verificados sobre el covid. Esto incluye síntomas comunes, tipos de transmisión, gestión de riesgos y el registro de las personas capacitadas.
- Ejecutar simulacros cada cierto tiempo para revisar hasta qué punto los equipos o departamentos están poniendo en práctica las medidas.
- Mejorar cualquier error en el plan de continuidad del servicio según los resultados obtenidos.
2.-Higiene y distanciamiento en áreas compartidas e individuales.
Este es otro elemento crítico para el modelo del plan de continuidad del negocio, que requiere:
- Mantener los espacios ventilados.
- Limpiar y desinfectar con frecuencia los ambientes y superficies según las recomendaciones del Minsal.
- Colocar pantallas de plástico para evitar la propagación de gotículas entre los clientes y el personal de atención.
- Disponer de productos higiénicos como alcohol, gel o jabón para la limpieza de manos en accesos, áreas comunes y baños.
- Sugerir métodos de pago diferentes al dinero en efectivo para reducir los medios de contacto y desinfectar el POS con mayor frecuencia de la habitual.
- Imponer el uso de mascarillas o antifaces para clientes, colaboradores y cualquiera que entre al local, sobre todo en espacios cerrados con más de 10 personas.
- Fomentar medidas de prevención individuales, como el distanciamiento de 1 m, no tocarse la cara, estornudar/toser en el interior del codo o pañuelo, saludos sin contacto, entre otras.
- Aplicar el distanciamiento físico de al menos 1 m en las áreas donde las personas deban esperar, como baños, cajeros, filas para pagar o ingresar, servicio al cliente, local anexo y más. Esto puede hacerse con señalización en el suelo o mediante separación de mesas y puestos de trabajo en cafés, restaurantes, peluquerías, etc.
3.-Continuidad de servicios en la experiencia de compra.
Dentro del plan de contingencia y continuidad del negocio empresarial, también hay que contemplar lo siguiente:
- Optimizar los procesos para disminuir el tiempo de exposición y agilizar la atención al público.
- Advertir a los posibles compradores que no manipulen la mercancía al menos que tengan intención de comprarla.
- Promover horarios más flexibles sin que esto afecte la continuidad de los servicios.
- Incluir otros canales de comercialización, como la venta a domicilio, reparto dentro de la última milla o una web o ecommerce.
- Recomendaciones sobre la señalización dentro y fuera del local.
- Para completar el plan de continuidad del negocio, te sugerimos:
- Indicar tanto adentro como afuera la cantidad (aforo) máxima de personas que pueden estar en el interior del local y hacer cumplir esta medida.
- Informar, mediante un sistema de audio, avisos o carteles, las correspondientes medidas de prevención del covid: uso de mascarillas, no tocarse la cara, lavarse las manos con frecuencia, distanciamiento social, usar el antebrazo para toser/estornudar y desechar pañuelos en recipientes con tapa.
- Colocar puntos gráficos de distanciamiento en pisos, pedestales, letreros y más para que los colaboradores sepan dónde ubicarse al atender al público.
- Aumentar la señalética dentro del local para promover las medidas de autocuidado y prevención en todos los espacios de tránsito.
Para evitar que el covid siga haciendo estragos en la población, necesitas un buen plan de continuidad del negocio y recuperación de desastres.
Es importante asesorarse de buena manera o realizar una auditoría interna, que permita la gestión de recursos y manejo de riesgos para acondicionar tu local , cuidar la salud e integridad de tus colaboradores y clientes y adaptar la operación de tu negocio en forma segura.
